Політика конфіденційності та обробки персональних даних

Володільцем персональних даних є:

У цій Політиці слова «ACTIO», «ми», «нас», «наш» означають АДВОКАТСЬКЕ ОБ'ЄДНАННЯ «АДВОКАТСЬКА ФІРМА „АКТІО“».

Мета цієї Політики — надати Вам зрозумілу інформацію про те, як ACTIO здійснює обробку персональних даних.

Ця Політика також є повідомленням про обробку персональних даних та частиною умов користування сайтом, клієнтським кабінетом, мобільним застосунком і вебкабінетом ACTIO.

Реєструючись у клієнтському кабінеті, мобільному застосунку або вебкабінеті, надсилаючи заявку, завантажуючи документи, бронюючи консультацію, оплачуючи рахунок або іншим чином передаючи нам персональні дані, Ви підтверджуєте, що ознайомилися з цією Політикою та погоджуєтеся з обробкою Ваших персональних даних відповідно до неї.

ACTIO є адвокатським об'єднанням, тому інформація, отримана нами у зв'язку зі зверненням клієнта, наданням консультації, веденням справи, підготовкою документів або представництвом інтересів клієнта, може становити адвокатську таємницю відповідно до законодавства України.

Ми обробляємо таку інформацію з дотриманням вимог законодавства України, правил адвокатської етики, умов договору про надання правничої допомоги та внутрішніх стандартів конфіденційності ACTIO.

Водночас реєстрація в клієнтському кабінеті або мобільному застосунку сама по собі не означає автоматичного укладення договору про надання правничої допомоги, якщо інше прямо не погоджено сторонами.

Залежно від характеру Вашої взаємодії з ACTIO ми можемо обробляти такі категорії персональних даних:

4.1. Ідентифікаційні та контактні дані

• прізвище, ім'я, по батькові;
• номер телефону;
• адреса електронної пошти;
• поштова адреса;
• місто, країна перебування;
• дані представника юридичної особи;
• посада, назва компанії або організації.

4.2. Дані облікового запису

• логін або email для входу;
• роль користувача: клієнт, адвокат, юрист, адміністратор, бухгалтер або інша роль;
• дата і час реєстрації;
• історія входів;
• технічні журнали активності;
• налаштування облікового запису;
• статус облікового запису.

4.3. Дані, пов'язані із заявками та консультаціями

• опис правового питання;
• обрана практика або напрям правової допомоги;
• дата, час і формат консультації;
• ім'я обраного адвоката або юриста;
• історія записів на консультації;
• зміст звернення або короткий опис проблеми;
• коментарі, повідомлення та супровідна інформація.

4.4. Дані, пов'язані зі справами клієнтів

• номер або назва справи;
• категорія справи;
• статус справи;
• опис обставин;
• процесуальні документи;
• договори, листування, докази, фото, відео, аудіо, скани документів;
• інформація про судові, адміністративні, кримінальні, сімейні, корпоративні, міграційні або інші правові питання;
• дані третіх осіб, якщо вони містяться у матеріалах справи.

4.5. Документи та файли

• документи, які Ви завантажуєте у кабінет;
• файли, надіслані електронною поштою або через інші канали зв'язку;
• паспорти, РНОКПП, довіреності, договори, судові документи, платіжні документи;
• інші матеріали, необхідні для розгляду заявки, консультації або надання правничої допомоги.

4.6. Платіжні та фінансові дані

• інформація про рахунки;
• суми до оплати;
• статус оплати;
• призначення платежу;
• квитанції та підтвердження оплати;
• реквізити платника;
• інформація, необхідна для бухгалтерського та податкового обліку.

Ми не зберігаємо повні дані банківських карток, якщо оплата здійснюється через зовнішнього платіжного провайдера. У такому випадку обробка платіжних даних здійснюється відповідним банком або платіжним сервісом.

4.7. Технічні дані

• IP-адреса;
• тип пристрою;
• тип браузера;
• операційна система;
• дата і час доступу;
• сторінки або розділи, які Ви переглядаєте;
• технічні журнали помилок;
• cookie-файли та аналогічні технології.

4.8. Дані кандидатів на вакансії

Якщо Ви надсилаєте нам резюме або відгукуєтеся на вакансію, ми можемо обробляти:

• ПІБ;
• контактні дані;
• резюме;
• інформацію про освіту;
• досвід роботи;
• професійні навички;
• рекомендації;
• іншу інформацію, яку Ви добровільно надаєте.

4.9. Дані відвідувачів офісу

З метою безпеки офісу ми можемо обробляти:

• ПІБ;
• дату і час відвідування;
• контактні дані;
• інформацію про особу, до якої Ви прибули;
• записи камер відеоспостереження, якщо такі використовуються в офісі.

У процесі надання правничої допомоги ACTIO може отримувати інформацію, яка належить до чутливих або конфіденційних даних, зокрема:

• дані про стан здоров'я;
• дані про сімейні обставини;
• дані про дітей;
• дані про кримінальні провадження, адміністративні правопорушення або судові справи;
• дані про майновий стан;
• дані про місце проживання або перебування;
• дані про політичні, релігійні або інші переконання, якщо вони мають значення для справи;
• інші дані, які Ви добровільно надаєте у зв'язку з правовим питанням.

Ми обробляємо такі дані лише тоді, коли це необхідно для розгляду звернення, проведення консультації, укладення або виконання договору про надання правничої допомоги, захисту Ваших прав та інтересів, виконання вимог закону або за Вашою згодою.

Ми можемо отримувати персональні дані:

• безпосередньо від Вас;
• через сайт ACTIO;
• через клієнтський кабінет, мобільний застосунок або вебкабінет;
• через електронну пошту, телефон, месенджери або форми зворотного зв'язку;
• від Вашого представника;
• від клієнта, якщо Ви є контрагентом, опонентом, свідком або іншою особою у справі;
• з документів, які Ви або інші особи надають ACTIO;
• з відкритих державних реєстрів;
• з відкритих джерел, якщо це необхідно для надання правничої допомоги, перевірки інформації або захисту інтересів клієнта;
• від судів, державних органів, органів місцевого самоврядування, нотаріусів, перекладачів, експертів та інших осіб у межах законної взаємодії.

ACTIO може обробляти персональні дані для таких цілей:

• створення та адміністрування облікового запису;
• надання доступу до клієнтського кабінету, мобільного застосунку або вебкабінету;
• обробка заявок на консультацію;
• бронювання, підтвердження, перенесення або скасування консультацій;
• комунікація з клієнтом або потенційним клієнтом;
• проведення перевірки на конфлікт інтересів;
• ідентифікація клієнта;
• укладення, виконання та припинення договорів про надання правничої допомоги;
• надання консультацій та інших видів правничої допомоги;
• ведення справ клієнтів;
• підготовка, обмін і зберігання документів;
• виставлення рахунків;
• облік оплат;
• завантаження та перевірка платіжних документів;
• організація роботи адвокатів, юристів, адміністраторів і бухгалтерії;
• внутрішній контроль якості послуг;
• технічна підтримка користувачів;
• забезпечення інформаційної безпеки;
• захист прав та законних інтересів ACTIO, клієнтів або третіх осіб;
• виконання вимог законодавства, судових рішень або законних запитів державних органів;
• бухгалтерський, податковий та управлінський облік;
• розгляд скарг, звернень і запитів;
• надсилання сервісних повідомлень;
• надсилання маркетингових повідомлень лише за наявності окремої згоди або іншої законної підстави.

Ми обробляємо персональні дані лише за наявності правових підстав, зокрема:

• Ваша згода на обробку персональних даних;
• необхідність укладення або виконання договору з Вами;
• необхідність надання правничої допомоги;
• виконання обов'язків, передбачених законом;
• захист прав та законних інтересів ACTIO, клієнта або третьої особи;
• необхідність забезпечення безпеки сайту, кабінету, застосунку та інформаційних систем;
• необхідність ведення бухгалтерського, податкового та іншого обов'язкового обліку;
• виконання судового рішення або законної вимоги державного органу.

Якщо обробка здійснюється на підставі Вашої згоди, Ви можете відкликати таку згоду. Відкликання згоди не впливає на законність обробки, здійсненої до її відкликання, а також не перешкоджає обробці даних, якщо така обробка необхідна для виконання договору, вимог закону, захисту прав або дотримання правил адвокатської діяльності.

Реєструючись у клієнтському кабінеті, мобільному застосунку або вебкабінеті, надсилаючи заявку, завантажуючи документи, бронюючи консультацію або користуючись сервісами ACTIO, Ви надаєте ACTIO згоду на обробку Ваших персональних даних відповідно до цієї Політики.

Така згода включає дозвіл на збирання, реєстрацію, накопичення, зберігання, адаптування, зміну, поновлення, використання, поширення у межах, передбачених цією Політикою, знеособлення, блокування, видалення та знищення персональних даних.

Згода на обробку персональних даних надається з метою:

• реєстрації та користування кабінетом або застосунком;
• комунікації з ACTIO;
• організації консультацій;
• надання правничої допомоги;
• ведення справ;
• документообігу;
• виставлення рахунків та обліку оплат;
• виконання договорів;
• виконання вимог законодавства;
• захисту прав та інтересів клієнта або ACTIO.

Ми можемо передавати персональні дані лише у межах, необхідних для досягнення цілей, визначених цією Політикою. Одержувачами персональних даних можуть бути:

• адвокати, юристи, працівники та уповноважені представники ACTIO;
• адміністратори клієнтського кабінету або вебкабінету;
• бухгалтерія або особи, відповідальні за фінансовий облік;
• постачальники хостингу, баз даних, хмарної інфраструктури та технічної підтримки;
• постачальники електронної пошти, SMS, push-повідомлень або інших сервісів комунікації;
• платіжні сервіси, банки та фінансові установи;
• нотаріуси, перекладачі, експерти, аудитори, консультанти або інші фахівці, якщо їх залучення необхідне для надання послуг;
• суди, державні органи, органи місцевого самоврядування, правоохоронні органи — лише у випадках, передбачених законом;
• інші особи за Вашим дорученням або з Вашої згоди.

Ми не продаємо персональні дані третім особам.

Ми не передаємо персональні дані для маркетингових цілей третіх осіб без Вашої згоди.

Деякі технічні постачальники, яких ми використовуємо для роботи сайту, кабінету, застосунку, електронної пошти, зберігання даних або платіжних сервісів, можуть обробляти дані за межами України.

У такому випадку ACTIO вживає розумних організаційних та технічних заходів для забезпечення належного рівня захисту персональних даних, зокрема шляхом вибору надійних постачальників, обмеження доступу до даних, використання технічних засобів захисту та укладення відповідних договірних умов, якщо це необхідно.

Ми зберігаємо персональні дані лише протягом строку, необхідного для досягнення цілей, для яких вони були зібрані, або протягом строку, встановленого законодавством.

Орієнтовні строки зберігання:

• дані облікового запису — протягом строку користування кабінетом та розумного строку після його закриття;
• заявки на консультації — протягом строку, необхідного для обробки заявки, комунікації та внутрішнього обліку;
• матеріали справи — протягом строку дії договору про надання правничої допомоги та після його завершення у межах строків, необхідних для захисту прав клієнта, ACTIO або виконання професійних обов'язків;
• фінансові документи — протягом строків, передбачених бухгалтерським, податковим та іншим законодавством;
• технічні журнали — протягом строку, необхідного для безпеки, діагностики та захисту систем;
• дані кандидатів на вакансії — протягом строку розгляду кандидатури або довше, якщо кандидат надав згоду на збереження резюме для майбутніх вакансій;
• відеозаписи відвідувачів офісу — протягом строку, необхідного для безпеки, якщо інший строк не вимагається законом або обставинами інциденту.

ACTIO застосовує технічні та організаційні заходи для захисту персональних даних від несанкціонованого доступу, втрати, зміни, розголошення або знищення.

Такі заходи можуть включати:

• обмеження доступу за ролями;
• використання облікових записів і паролів;
• розмежування доступу між клієнтами, адвокатами, адміністраторами та бухгалтерією;
• зберігання документів у захищених сховищах;
• журналювання окремих дій користувачів;
• резервне копіювання;
• використання захищених каналів зв'язку;
• внутрішні правила конфіденційності;
• обов'язок працівників і залучених осіб дотримуватися конфіденційності та адвокатської таємниці.

Користуючись сайтом, кабінетом, мобільним застосунком або вебкабінетом ACTIO, Ви погоджуєтеся, що ACTIO може надсилати Вам сервісні повідомлення, пов'язані з:

• реєстрацією;
• входом до облікового запису;
• підтвердженням консультації;
• зміною статусу заявки або справи;
• завантаженням документів;
• виставленням рахунків;
• оплатами;
• технічною підтримкою;
• безпекою облікового запису;
• змінами у роботі сервісів.

Такі повідомлення можуть надсилатися через кабінет, електронну пошту, SMS, push-повідомлення, телефон або месенджери, якщо Ви надали відповідні контактні дані.

Маркетингові повідомлення надсилаються лише за наявності Вашої окремої згоди або іншої законної підстави. Ви можете відмовитися від маркетингових повідомлень у будь-який момент.

Наш сайт і цифрові сервіси можуть використовувати cookie-файли та подібні технології для:

• коректної роботи сайту;
• збереження налаштувань користувача;
• авторизації;
• безпеки;
• аналітики використання сайту;
• покращення якості сервісів.

Ви можете обмежити або вимкнути cookie-файли у налаштуваннях браузера. Однак у такому випадку деякі функції сайту, кабінету або застосунку можуть працювати некоректно.

ACTIO не використовує персональні дані для автоматизованого прийняття рішень, які мають для Вас юридичні наслідки або іншим чином істотно впливають на Вас.

Якщо у майбутньому такі процеси будуть впроваджені, ми повідомимо про це окремо відповідно до вимог законодавства.

Ви маєте права, передбачені законодавством України про захист персональних даних, зокрема право:

• знати про джерела збирання, місцезнаходження, мету обробки та володільця персональних даних;
• отримувати інформацію про умови доступу до персональних даних;
• отримувати відповідь щодо того, чи обробляються Ваші персональні дані;
• отримувати зміст Ваших персональних даних;
• вимагати виправлення неточних або застарілих персональних даних;
• вимагати припинення обробки або видалення персональних даних у випадках, передбачених законом;
• відкликати згоду на обробку персональних даних, якщо обробка здійснюється на підставі згоди;
• звертатися зі скаргами до ACTIO або до уповноважених органів;
• захищати свої права у судовому порядку.

Для реалізації своїх прав Ви можете звернутися до нас за контактами, зазначеними у цій Політиці. Для безпеки Ваших даних ми можемо попросити Вас підтвердити особу або уточнити зміст запиту.

Якщо Ви передаєте ACTIO персональні дані іншої особи, наприклад члена сім'ї, представника компанії, контрагента, свідка, опонента, дитини або іншого учасника справи, Ви підтверджуєте, що маєте законні підстави для передачі таких даних або що така передача необхідна для отримання правничої допомоги, захисту прав чи законних інтересів.

ACTIO обробляє такі дані лише в обсязі, необхідному для відповідної мети.

Наш сайт, кабінет і мобільний застосунок не призначені для самостійного використання особами віком до 18 років.

Водночас у межах надання правничої допомоги ми можемо обробляти персональні дані дітей, якщо це необхідно для сімейних, спадкових, міграційних, кримінальних, цивільних або інших справ.

У таких випадках ми обробляємо дані дітей лише в необхідному обсязі та з урахуванням інтересів дитини, законних представників і вимог законодавства.

ACTIO може періодично оновлювати цю Політику у зв'язку зі змінами законодавства, функціоналу сайту, клієнтського кабінету, мобільного застосунку, вебкабінету або внутрішніх процесів.

Актуальна редакція Політики розміщується на сайті ACTIO або в цифрових сервісах ACTIO.

Якщо зміни є істотними, ми можемо повідомити користувачів через сайт, кабінет, застосунок або електронну пошту.

З питань, пов'язаних із цією Політикою, обробкою персональних даних або реалізацією Ваших прав, Ви можете звернутися до ACTIO: